No dia 09 de junho de 2017, houve reunião no Instituto Federal de Educação Ciência e Tecnologia de Mato Grosso Campus Cuiabá – Bela Vista sobre a estruturação do Comitê da AFS responsável pela região de Cuiabá e Várzea Grande. Na ocasião Tiago Borges de Lima (IFMT Campus Várzea Grande), Cleide Ester Oliveira (IFMT Campus Cuiabá - Bela Vista), Veralúcia Guimarães de Souza (IFMT Campus Cuiabá – Bela Vista), João Felipe Assis de Freitas (IFMT Campus São Vicente), André Maehler e Sheila Dias participaram.
A reunião foi realizada com foco na Estruturação do Comitê da AFS, que é composto por: Presidente do Comitê; Equipe de Recebimento; Equipe de Envio; Equipe de Escolas; Equipe de Relações Públicas e Novos Voluntários. Posteriormente, houve uma reunião na Diretoria Sistêmica de Relações Internacionais com João Felipe Assis de Freitas (IFMT Campus São Vicente), André Maehler, Daniela Cauduro Bianchi (DSRI) e Eliziane Vasconcelos Pereira (DSRI). Nela, comentou-se sobre essa reunião e sobre a organização do evento AFS day no IFMT Campus Cuiabá – Bela Vista.
